Politique de protection des données des agents de la Fonction Publique Hospitalière

La présente Politique de protection des données personnelles a pour objectif d’informer les Agents de la Fonction Publique Hospitalière :

• Des types de données personnelles les concernant que l’ANFH collecte ; 
• Sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont traitées par l’ANFH et ses éventuels partenaires et sous-traitants ;
• Des conditions et modalités d’utilisation de leurs données personnelles et de leurs droits à cet égard, dans le respect de la législation européenne et française applicables à l’ANFH.

3 - TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

L’ANFH traite des données personnelles conformément aux finalités prévues lors de la collecte de données à caractère personnel des Agents. Par ailleurs, l’ANFH pourra être amenée à traiter les données à caractère personnel des Agents pour d’autres finalités que celles prévues ci-dessous, en prenant soin de respecter la législation portant sur la protection des données personnelles.

3.1 Finalités 

Les traitements des données des Agents ont pour finalités de permettre :

• La gestion des budgets ;
• Le recensement des besoins ;
• La mise en œuvre des plans de formation et du DPC ;
• La gestion des actions multi-établissements ;
• La gestion des études promotionnelles ;
• La gestion des dossiers des congés de formation professionnelle (CFP), des congés pour Validation des acquis de l'expérience (VAE) et des congés pour Bilan de compétences (BC) ;
• Le suivi et le traitement détaillé des dossiers de formation ;
• La réalisation et la gestion des entretiens CEP ;
• Les financements et la gestion des différents dispositifs ;
• La gestion de partenariats ;
• La clôture de l’exercice ;
• Le transfert à la Caisse des Dépôts et Consignations des heures de formation décrémentées par les agents au titre du CPF ;
• La mise à disposition des outils informatiques dans le cadre des formations ;
• La gestion de l’accueil au niveau des locaux de l’ANFH ;  
• L’envoi de mailing à des fins d’information ou de communication externe se rapportant au but ou à l’activité poursuivie par l’ANFH, à l’exclusion de toute sollicitation commerciale ;
• L’inscription et l’envoi de la Newsletter ANFH ;
• L’organisation d’événements (animation régionale) ;
• La réalisation d’études à des fins statistiques dans le cadre de ses missions ;

• La réalisation d’enquêtes auprès des agents ;
• La gestion des demandes de renseignements de la part des agents ;
• La gestion des précontentieux et contentieux éventuels avec les agents.

3.2 Base légale

Les traitements des données sont nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l’ANFH conformément à l’Article 6.1 f) du RGPD : permettre aux Agents de la Fonction Publique Hospitalière de bénéficier des formations et accompagner les établissements adhérents, améliorer la qualité de ses services, etc.

Les traitements des données peuvent reposer sur le consentement préalable de l’Agent conformément à l’article 6.1 a) du RGPD ou sur une obligation légale à laquelle l’ANFH est soumise conformément à l’article 6.1 c) du RGPD. 

3.3 Données traitées

Les données à caractère personnel susceptibles d’être collectées sont les suivantes :

• Identité :  civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, sexe, signature ;
• Vie personnelle : adresse courriel personnelle, n° de téléphone personnel, adresse postale personnelle, carte grise, NIR (numéro de sécurité sociale), statut familial, compétences ;
• Vie professionnelle : entité juridique de rattachement, adresse courriel professionnelle, n° de téléphone professionnel, adresse postale professionnelle, statut FPH, matricule RH, n° RPPS, spécialité ordinale, parcours en établissement, date d’entrée et de sortie de l’établissement, ancienneté, niveau d’études, diplômes obtenus, grade, catégorie de rémunération, métier, poste tenu, service, pourcentage de temps de travail, historique des formations, projet professionnel, n° de dossier, organisme de formation, durée, lieu, date et coût de la formation, attestation de présence, évaluation des formations, consommation déclarative heures CPF ;
• Données économiques : justificatifs de remboursement (transport, hébergement, restauration), RIB, subrogation, bulletins de paie ;
• Données sensibles : données relevant l’appartenance syndicale (membres des instances de l’ANFH uniquement), reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).

Certaines données sont obligatoires et d'autres facultatives, comme indiqué lors de leur collecte. Pour rappel, les données sensibles ne sont collectées qu’avec l’accord explicite de l’agent.

3.4 Origine des données

Les données personnelles sont collectées soit directement auprès des personnes concernées, soit indirectement par l’entité juridique à laquelle elles sont rattachées. 

3.5 Personnes concernées

Les traitements concernent les données personnelles des Agents de la Fonction Publique Hospitalière.

3.6 Destinataires

Sont potentiellement destinataires des données :

• Les personnes habilitées de l’ANFH ;
• Les personnes habilitées des Etablissements adhérents ;
• Les personnes habilitées des Organismes de formation professionnelle et/ou des Prestataires en charge de la formation.

Le cas échéant, les éventuels prestataires et partenaires de l’ANFH peuvent avoir accès aux données dans le cadre des contrats encadrant la relation professionnelle avec l’ANFH. L’ANFH exige de tous ses prestataires et partenaires de traiter les données personnelles conformément aux engagements de l’ANFH en matière de confidentialité et de sécurité.

Conformément à la réglementation en vigueur, les données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels, etc. Il peut s’agir notamment de la Caisse des Dépôts et Consignations, de l’Agence Nationale pour le Développement Professionnel Continu, des Ministères ou services de l’Etat intervenant au titre de la gestion de la formation, corps de contrôle et commissions d’enquêtes, etc. 

3.7 Transferts des données hors UE et EEE

Les données collectées sont hébergées au sein de l’Union Européenne (en France) et soumises aux actes de l’Union relatifs à la protection des données. Aucun transfert de données à caractère personnel n’est effectué hors de l’Union Européenne ou de l’Espace économique européen (EEE). Néanmoins, l’ANFH ne communiquera des données en dehors de l’Union Européenne que pour satisfaire à ses obligations légales, et notamment si elle en était contrainte par réquisition judiciaire, ou si cela s'avère indispensable à la réalisation de ses activités, dans le respect des dispositions sur la protection des données et la sécurité des informations. L’ANFH prendra toutes les mesures nécessaires à l'observation rigoureuse des garanties par des tiers.

4 - DURÉES DE CONSERVATION

5 - DROITS DES PERSONNES

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, l’Agent dispose du droit de demander à l’ANFH l'accès aux données à caractère personnel le concernant, la rectification ou l'effacement de celles-ci, la limitation du traitement de données personnelles. L’Agent dispose également d’un droit d’opposition au traitement de données personnelles pour des motifs légitimes, ainsi que d’un droit d’opposition à ce que les données soient utilisées à des fins de prospection. L’Agent a le droit de demander la portabilité de données dans la mesure où cela est applicable. L’Agent a le droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement des données repose sur son consentement. Enfin, l’Agent a le droit de définir des directives générales et particulières définissant la manière dont il entend que soient exercés, après son décès, ces droits.

Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de ses données, l’Agent peut contacter notre Délégué à la protection des données (DPD) par voie postale à ANFH – DPD - 265, rue de Charenton, CS 51218, 75578 PARIS Cedex 12, France (nous vous conseillons d’envoyer ce courrier en mode accusé de réception) ou par voie électronique à protectiondesdonnees@anfh.fr. Un justificatif d’identité pourra lui être demandé.

Si l’Agent estime, après nous avoir contactés, que les droits sur ses données personnelles ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation à la CNIL. 

6 – Sécurité

Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, l’ANFH met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées et d’assurer un niveau de sécurité adapté au risque.

L’ANFH assure la sécurité de données à caractère personnel des Agents en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de moyens de sécurisation physiques et logiques.

L’ANFH a défini une Politique de protection des données personnelles et informe toute personne agissant sous son autorité qui accède à ces informations de leur caractère confidentiel. En outre, l’ANFH veille à ce que ses prestataires et partenaires susceptibles d’avoir connaissance des données personnelles, respectent la même confidentialité.

7 - MISES A JOUR