La VAE collective, un outil de sécurisation du parcours des agents

Dans le cadre de son nouveau projet stratégique, l’ANFH affirme la volonté de diversifier les modalités d’accès à la formation, pour le développement personnel et professionnel des agents comme pour leur fidélisation. Parmi les leviers connus figure la Validation des acquis de l’expérience (VAE). Dans la Fonction publique hospitalière, le dispositif s’est enrichi d’une dimension collective, grâce au lancement par l’ANFH d’un marché spécifique.

Créée il y a plus de 20 ans, la validation des acquis de l’expérience (VAE) est un mode d’accès à la certification. Elle permet à un agent de valoriser les compétences acquises tout au long de son parcours (professionnel ou non), afin d’obtenir tout ou une partie d’un diplôme, d’un titre ou d’un certificat professionnel. Chargée de formation en Dispositifs individuels au siège de l’ANFH, Jannie Raux, note que « l’entrée en VAE peut avoir lieu à la suite de l’entretien professionnel annuel ou du bilan de parcours professionnel. Mais elle peut également intervenir en lien avec la réflexion personnelle de l’agent sur son parcours, ou après l’identification d’un besoin par l’établissement, notamment pour les personnels faisant fonction. Le diplôme VAE le plus financé par l’ANFH est celui d’aide-soignant, qui est de niveau 4. Une grande partie des personnes qui entrent dans le dispositif ont un niveau inférieur au baccalauréat et la démarche peut donc s’avérer difficile pour eux, en particulier dans la rédaction du livret 2, dans lequel elles doivent analyser leur expérience.»

Afin de renforcer l’accompagnement des agents, l’ANFH a déployé en 2023 un marché d’échelle nationale. Conclu pour une durée de 4 ans, il articule une partie individuelle et une dimension collective. Il a également permis de porter la durée de l’accompagnement jusqu’à 81 heures (contre 24h initialement). « Les délégations de l’ANFH ont mis en place des groupes d’accompagnement collectif qui favorisent l’échange entre pairs. Compte tenu du niveau d’investissement attendu dans le cadre de la VAE, les sessions collectives sont un atout : elles sont rassurantes pour les agents et réduisent les risques d’abandon », complète Jannie Raux. Pour s’assurer d’avoir des prestataires au plus près des professionnels à accompagner, l’ANFH a développé un marché à allotissement régional. « Les groupes fonctionnent bien et la VAE collective répond efficacement aux problématiques de fidélisation, d’usure professionnelle et de reclassement des établissements, tout en sécurisant le parcours des agents ».
 

Dématérialisation : un déploiement amplifié pour fluidifier et sécuriser les démarches des établissements

Ces dernières années, l’ANFH a entamé un processus de dématérialisation des procédures, avec la mise en place de la Gestion électronique des documents (GED). Le projet stratégique 2025-2028 verra la poursuite de son déploiement, avec pour objectifs de simplifier et sécuriser les démarches RH et formation des établissements, ainsi que de soutenir la transition écologique en atteignant le « zéro papier ».

Traitement des factures de formation, gestion des demandes de remboursement adressées à l’ANFH par les établissements, exploitation de données dans le cadre des cartographies des métiers, ou encore réalisation de l’entretien professionnel annuel : la dématérialisation recouvre aujourd’hui un large panel d’usages, avec de nombreux bénéfices. Outre l’accélération et la fluidification des échanges, elle assure une meilleure traçabilité des dossiers, elle sécurise les procédures et allège la gestion des e-mails, tout en permettant de réduire voire supprimer l’édition de documents papier.
 

Un gain de temps et de simplicité

En Picardie, la délégation de l’ANFH a proposé à l’EPSM de la Somme (Amiens) de tester la dématérialisation de la gestion des factures des organismes de formation. Assistante au service Formation continue de l’EPSM, Brigitte Ranson explique : « Avant cette évolution, les organismes nous envoyaient les factures par courrier électronique ou bien ils les déposaient en ligne sur la plateforme Chorus Pro, à laquelle notre service n’a pas accès. Les collègues d’un autre service devaient donc nous transmettre les factures. Le circuit de traitement n’était pas très fluide : nous ne maîtrisions pas les délais et je ne savais ni quand les factures étaient déposées, ni quand j’en avais en attente. »

Pour les services formation et RH, la gestion des factures est désormais simplifiée grâce à l’intégration de fonctionnalités de Chorus Pro à Gesform Evolution (GE). Brigitte Ranson poursuit : « La dématérialisation a fait gagner du temps à tout le monde. Aujourd’hui, lorsque nous renvoyons les conventions signées aux organismes, nous les informons de la nouvelle procédure à respecter par un courriel type. À partir du moment où ils la respectent, la facture nous parvient directement dans GE, sans nécessité d’accéder à Chorus, car les deux plateformes sont interfacées de manière transparente pour nous. De plus, nous n’avons plus à numériser les documents nécessaires au traitement de la facture, comme les feuilles d’émargement des séances de formation. Je peux les traiter en quelques clics. »

Proposé comme site pilote par l’ANFH Provence-Alpes-Côte d’Azur, le CHI de Fréjus - Saint-Raphaël a également bénéficié d’un accompagnement concernant la facturation. Responsable de la Formation continue, Lucy Le Masson constate aussi « un gain de temps et de fluidité. L’appui de l’ANFH s’est concrétisé par un webinaire et la mise à disposition de ressources documentaires. Tout s’est mis en place de manière simple, d’autant plus que notre équipe est en poste depuis longtemps et que nous avions déjà expérimenté une première phase de dématérialisation pour la gestion des demandes de remboursement. »
 

Des points de vigilance à anticiper

Parmi les éléments de vigilance à prendre en compte, Lucy Le Masson relève que « certains organismes peuvent générer des doublons, en déposant une même facture sur Chorus et sur Chorus-GE. Cela demande une attention particulière de notre part. Mais globalement, les prestataires se sont habitués à la nouvelle procédure. Elle leur fait aussi gagner du temps et elle leur permet de visualiser l’état de traitement d’une facture, ce qui limite leur recours aux relances. »

De son côté, Brigitte Ranson estime que «  les démarches de dématérialisation requièrent une forme de transversalité qui doit être anticipée, entre les services associés au traitement des dossiers. Par exemple, en tant qu’agent du service de formation continue, j’instruis les demandes de paiement ou de remboursement, mais c’est à l’ordonnateur de les valider. Sur Chorus-GE, il est donc important que ce rôle soit bien assigné à différents responsables de service ou directeurs ayant la délégation de signatures, de manière à continuer de procéder aux paiements des agents et organismes durant les périodes de congés. »

Ecoutez les 3 podcasts de l’ANFH Picardie pour tout savoir sur la dématérialisation

Que retenez-vous de ce nouveau projet stratégique ?
Entretien avec Gilles Manchon (FO), Président de l’ANFH, et Céline Dugast (FHF), Vice-Présidente de l’ANFH.

Gilles Manchon : voté au moment où l’ANFH fêtait ses 50 ans, ce projet s’inscrit dans la continuité de l’action menée par notre association depuis sa création, tout en se projetant vers l’avenir. C’est également le premier projet adopté après la crise du Covid-19, durant laquelle la mobilisation de l’ANFH a été exemplaire. Cette période a permis de réaffirmer la centralité de la formation professionnelle continue en tant que sujet de dialogue social, pour l’attractivité des métiers de la FPH et la fidélisation des agents.
L’une des avancées majeures réside dans l’équilibre entre les réponses aux besoins des établissements et les réponses aux besoins des professionnels. La promotion sociale et la qualification sont vitales, en particulier pour les personnels non soignants, souvent plus éloignés des parcours d’évolution professionnelle. À une époque où les métiers deviennent de plus en plus techniques, l’enjeu est de construire avec les établissements des financements orientés vers les agents concernés, et d’optimiser les fonds mutualisés afin d’augmenter les départs en formation.

Je relève également l’attention portée aux parcours pluriprofessionnels. La crise sanitaire l’a aussi démontré :  le dialogue entre les professionnels issus de différents métiers est bénéfique aux collectifs de travail et il contribue à la qualité du service public hospitalier. La rencontre permet de s’enrichir de la vision d’autrui, elle donne du sens et une vision globale de la mission auprès des publics pris en charge.

Enfin, ce nouveau projet stratégique fait une nouvelle fois la preuve de l’excellence de la gestion paritaire. Ce modèle permet un partage de réflexion et des accords qui servent les établissements et les trajectoires professionnelles des agents, avec l’appui et l’expertise des salariés de l’ANFH, au plan national comme régional et territorial.

Céline Dugast : ce projet stratégique fixe un cap, il affirme une vision et des ambitions. Dans le contexte du cinquantenaire de notre association, la symbolique est encore plus forte, pour donner un élan collectif aux établissements adhérents et à l’ensemble des agents de la FPH.

Les 50 ans de l’ANFH ont aussi marqué une étape dans la reconnaissance de l’importance de la formation et de la qualification professionnelles pour les établissements sanitaires, sociaux et médico-sociaux. Sécuriser les parcours professionnels est le cœur de métier de l’ANFH. En la matière, notre projet s’inscrit dans la continuité de l’action conduite depuis la création de notre association, tout en donnant une nouvelle impulsion, avec le lancement d’actions adaptées aux évolutions des métiers de la FPH et attentes des professionnels.

Par ailleurs, je retiens deux mots clés concernant l’offre : qualité et visibilité. Cela implique l’accès de tous à des formations référencées, développant les expertises et anticipant sur les besoins futurs. La mise en œuvre du précédent projet stratégique a vu l’offre de formation et de services de l’ANFH s’étoffer. Ce projet stratégique a également été conçu pour la rendre plus lisible et plus accessible, pour les établissements comme pour les professionnels.

À souligner enfin, notre volonté de développer et de renforcer les partenariats et les réseaux professionnels, qui permettront notamment à l’ANFH de s’impliquer sur des thématiques transversales qu’elle ne peut pas traiter seule et pour lesquelles la synergie de l’ensemble de l’écosystème de la formation permet de démultiplier les effets positifs pour toutes et tous sur les territoires.