Gesform Evolution, une solution complète pour la réalisation de l’entretien professionnel

Dans la plupart des établissements de la Fonction publique hospitalière, les premiers mois de l’année voient se dérouler la campagne des entretiens professionnels destinés à l’évaluation des agents. Soucieuse d’accompagner ses adhérents dans la mise en œuvre d’une pratique généralisée depuis le 1^er janvier 2021, l’ANFH propose un dispositif d’accompagnement et de formation complet. L’offre de services déployée intègre la solution logicielle Gesform Evolution, dont un module a été conçu pour simplifier la gestion de l’ensemble des démarches liées à l’entretien. Tour d’horizon de ses avantages et principales fonctionnalités avec Maryvonne Rey et Bertrand Venadiambu, respectivement cheffe de projet Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA) et chef de projet GPMC à l’ANFH.

Entre 2019 et 2020, trois textes d’application ont fixé les modalités de l’entretien professionnel dans la FPH : la loi du 6 août 2019 dite de « transformation de la fonction publique », le décret du 12 juin 2020, ainsi que l’arrêté du 23 novembre 2020. Ils ont entraîné la suppression de la notation des agents et la mise en œuvre généralisée de l’entretien professionnel annuel. Cette évolution règlementaire a eu un impact important sur les pratiques d’évaluation et de gestion des RH et des carrières des agents.

L’entretien professionnel, une clé pour la Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences

Au-delà de sa dimension administrative, l’entretien professionnel revêt un intérêt majeur dans la Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences (GPMC) par les établissements. « Il permet à l’évaluateur de récolter nombre d’informations pour constituer le tableau d’avancement qui détermine les évolutions de grade des personnels », explique Bertrand Venadiambu, chef de projet GPMC à l’ANFH. « Mais il met également en relief les compétences de l’agent et sa contribution aux objectifs du service, ainsi que son métier, notion aujourd’hui essentielle dans le pilotage d’une stratégie de ressources humaines ».

Dès lors, l’entretien professionnel annuel constitue un élément clé d’une démarche GPMC performante. Celui-ci vient enrichir la connaissance de l’établissement sur l’état des compétences disponibles par métiers et il contribue à l’anticipation des besoins pour les années à venir, d’un point de vue qualitatif (métiers et niveaux de compétences) comme quantitatif (mouvements de personnel et besoins en recrutement).

De nombreuses fonctionnalités au service d’une productivité accrue

Pour aider ses adhérents à mener à bien leurs campagnes, l’ANFH propose aux établissements, évaluateurs et évalués un dispositif d’accompagnement et de formation composé d’événements, de formations en présentiel ou en distanciel, ainsi que d’outils de gestion et de communication. Parmi cette offre de services, Gesform Evolution permet de dématérialiser les procédures liées à l’entretien annuel. Chef de projet Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA) à l’ANFH, Maryvonne Rey rappelle qu’ « il s’agit d’une solution centralisée, où les applications et les données sont hébergées par l’ANFH. L’ergonomie de Gesform Evolution est intuitive et elle favorise une prise en main rapide. La maintenance et les mises à jour sont assurées par l’ANFH, de telle manière que les équipes des systèmes d’information des établissements ne sont plus sollicitées. Le tout sans incidence financière pour nos adhérents. »

« Le module de Gesform dédié à l’entretien professionnel couvre la quasi totalité des besoins », complète Bertrand Venadiambu. Dans le détail, « ses fonctionnalités permettent de définir les différents niveaux de validation, d’identifier les éléments du référentiel à évaluer (activités, savoir-faire, savoir-être...), de définir des paramètres spécifiques à l’établissement, d’accéder à un historique des entretiens, de saisir l’entretien en lui-même, de concevoir un ou des modèles de comptes-rendus selon leur destinataire, etc. Par ailleurs, l’outil de cotation spécialement construit par l’ANFH facilite l’objectivation de l’évaluation des compétences de l’agent. »

Au final, par rapport aux procédures antérieures qui reposaient sur le traitement de documents papier, les fonctionnalités de Gesform Evolution offrent aux équipes RH et d’encadrants des gains de productivité considérables.

Formation et activation à la demande

Gesform Evolution est aujourd’hui déployé dans la grande majorité des établissements adhérents à l’ANFH. Toutefois, « le module spécifique à l’entretien professionnel n’est pas activé par défaut », précise Bertrand Venadiambu. « Un établissement qui souhaite l’utiliser est donc invité à prendre contact avec l’équipe GPMC de l’ANFH, ou bien avec sa délégation. Un programme d’accompagnement sera déterminé, afin de former et conseiller l’adhérent sur l’utilisation de l’outil, avant l’activation du module ».

La formation se déroule en deux temps : une journée pour les équipes RH, pour paramétrer l’outil et découvrir son fonctionnement, suivie d’une journée à destination des encadrants, le tout en présentiel ou en distanciel. Elle est complétée par des webinaires d’accompagnement des équipes RH dans la mise en œuvre opérationnelle de la solution.

Enfin, Gesform Evolution couvre aussi les besoins liés à l’entretien de formation, second volet de l’entretien annuel, souvent réalisé dans le même temps que l’entretien professionnel. Maryvonne Rey précise qu’ « à l’instar des fonctionnalités intégrées pour l’entretien professionnel, le logiciel permet également d’en paramétrer la réalisation. Ainsi, il est possible d’y recueillir les besoins en formation de l’agent, de saisir les demandes et de générer automatiquement les dossiers acceptés par les commissions de formation, afin de constituer un plan à présenter en Comité Social d’Etablissement (CSE). Le tout sans obligation d’avoir utilisé Gesform pour l’entretien professionnel, car il est possible de créer une session spécifique pour l’entretien de formation ».

Tout savoir sur Gesform Evolution
Pour découvrir l’ensemble des fonctionnalités de l’outil, participer à des webinaires de démonstration ou suivre une formation à Gesform Evolution en 2023, rendez-vous dans la rubrique dédiée sur le site de l’ANFH  :  https://www.anfh.fr/etablissements/gesform-evolution
Retrouvez également toutes les informations sur l’entretien professionnel parmi les rubriques thématiques de l’ANFH : https://www.anfh.fr/thematiques/entretien-professionnel