LA ForMuLE : un outil pour faciliter et sécuriser les commandes de formations des établissements

LA ForMuLE (pour « Les Achats de FORmation MUtualisés en Ligne pour les Établissements adhérents de l’ANFH ») est un outil de commande permettant aux établissements de consulter l’offre de formations achetée par l’ANFH au plan national comme régional et de commander, de manière dématérialisée, des sessions organisées en interne ou inter-établissements, ainsi que des accompagnements individualisés. Selon les derniers chiffres, LA ForMuLE totalise 1 324 modules de formation ouverts à la commande, ainsi que 1 404 comptes utilisateurs pour 555 établissements, répartis sur les 26 délégations territoriales de l’ANFH.

L’outil trouve son origine en 2014, année où l’ANFH obtient le statut de centrale d’achat de prestations de formation. Ainsi, elle est compétente pour lancer des appels d’offres et contractualiser des marchés de prestations de formation, de développement professionnel continu (DPC) et d’accompagnement pour le compte de ses adhérents. « De ce fait, nos adhérents bénéficient pour leurs commandes d’un cadre contractuel sécurisant et adapté aux modalités d’organisation des formations », explique Cécile Pilon, Responsable Achats et Moyens Généraux à l’ANFH. « La volumétrie des achats de formation à l’ANFH nous permet d’appliquer ce cadre contractuel à tous les marchés attribués. Par exemple, les établissements profitent de conditions d’annulation plus souples que selon les cadres habituels applicables aux achats de prestations de service, leur évitant de s’acquitter de pénalités importantes en cas d’annulation quelques jours avant la date de début de la formation. »

Aller plus loin dans l’accompagnement des établissements

Le statut de centrale d’achat de l’ANFH libère également les établissements de la FPH de leur obligation de mise en concurrence pour une partie de leurs achats. En effet, la mise en concurrence ayant déjà été faite par l'ANFH, les établissements en sont dispensés et peuvent directement passer leurs commandes. Un avantage majeur relevé par Cécile Pilon : « Pour les services achats et les professionnels des ressources humaines et de la formation, la conduite de mises en concurrence est souvent chronophage et peut les mettre juridiquement en insécurité. En tant que centrale d’achat dite « intermédiaire » soumise aux règles des marchés publics, nous allégeons la charge administrative qui pèse sur eux, ce qui les aide à se concentrer sur leur cœur de métier. »

Sur cette base, la création de LA ForMuLE répondait à une volonté d’aller plus loin dans la démarche de facilitation. « Avant, seule l’ANFH avait la possibilité de passer commande d’une formation dans le cadre de ses marchés », rappelle Cécile Pilon. « De plus, les délégations communiquaient sur les marchés attribués au travers de leur Plan d’Action Régional (PAR), mais les adhérents n’avaient pas une vision exhaustive des thématiques de formation ouvertes à la commande dans leur zone géographique. Ils devaient donc solliciter leur délégation afin qu’elle effectue une recherche des marchés susceptibles de répondre à leurs besoins. »

Une avancée pour l’offre de services de l’ANFH

Dès lors, trois objectifs étaient poursuivis à travers la mise en place d’une plateforme dématérialisée :

• donner une visibilité de l’ensemble de l’offre : toutes les thématiques achetées par l’ANFH sont consultables sur LA ForMuLE ;
• permettre aux établissements de rechercher une formation répondant à leurs besoins, avec des critères de recherche adaptés : thème, durée, éligibilité au DPC, public cible, objectifs de formation, modalités d’animation, etc. ;
• donner la possibilité de passer commande directement auprès des organismes de formation, sans avoir besoin de conduire une mise en concurrence. Ces organismes ayant également accès à LA ForMuLE, ils reçoivent les commandes et accusent réception via l’outil.

Opérationnelle depuis septembre 2020, LA ForMuLE est comprise dans l’offre de services proposée aux adhérents de l’ANFH. À ce titre, elle est accessible à tout adhérent, sans surcoût ni formalité autre qu’une demande d’ouverture de compte par la direction de l’établissement. Elle intègre des fonctionnalités de suivi des commandes et de modification de ces dernières, en cas de report ou d’annulation.

Un outil adapté à une variété d’usages

Un tiers des commandes de formations de l’ANFH sont aujourd’hui passées directement sur l’outil, sans mise en concurrence. Cette pratique concerne principalement les établissements membres d’un GHT mais également des établissements qui se regroupent pour mutualiser la commande d’une formation et ainsi faciliter les départs en formation. La plupart des petits établissements recherchent avant tout une vision exhaustive de l’offre. Une fois la formation adéquate identifiée dans LA ForMuLE, ils peuvent organiser une formation inter-établissements (soit « une action coordonnée »). À cet égard, Cécile Pilon rappelle que même si LA ForMuLE permet aux adhérents de gérer l’intégralité d’un processus de commande, « l’ANFH maintient l’organisation des actions coordonnées. Les délégations continuent d’organiser des formations pour faciliter les départs en formation ».

Par ailleurs, pour les thématiques de formation non proposées sur LA ForMuLE et pour lesquelles les établissements souhaitent conduire une mise en concurrence, « nous les accompagnons en mettant à leur disposition des modèles de documents adaptés et une plateforme de dématérialisation des achats, qui leur permettent de conduire eux-mêmes leur processus d’achat. Ces documents et cette plateforme font partie de notre offre complémentaire d’accompagnement à l’achat de formation ».

Une démarche permanente d’accompagnement et d’amélioration

Afin d’accompagner ses adhérents à la prise en main de l’outil, l’ANFH a déjà formé 1 462 agents au cours de 167 sessions. Les formations peuvent être organisées sur demande formulée auprès des délégations. Elles se déroulent soit en distanciel (groupes de six personnes en demi-journée), soit en présentiel (groupe de 12 personnes sur une journée) et comprennent des exercices de mise en pratique de recherche et de commande d’une formation.

Par ailleurs, un interfaçage avec le logiciel Gesform Evolution a été mis en œuvre : « Ainsi, si un organisme de formation est désactivé dans Gesform Evolution parce qu’il n’est plus référencé, son marché l’est aussi dans LA ForMuLE. Cela évite qu’un établissement passe commande d’une formation qu’il ne pourrait pas imputer sur les fonds dédiés au financement de la formation professionnelle continue. »

Enfin, Cécile Pilon annonce de prochains développements de LA ForMuLE, avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités en cours de développement, qui permettront de faciliter le processus de commande. Elles donneront notamment la possibilité de commander plusieurs sessions via un bon de commande unique.
 

Une approche pour conjuguer ergonomie de la solution et besoins spécifiques des adhérents ANFH

Dès 2018, l’ANFH a organisé des séminaires de travail afin de présenter le projet de cahier des charges aux délégations, ainsi qu’à des groupes représentatifs de la diversité des adhérents, du petit établissement au CHU. « Cette méthode était essentielle pour permettre l’expression des besoins. En tant qu’éditeur de solutions achats, nous constatons que les négliger entraîne souvent des problèmes d’adoption par les utilisateurs finaux », explique Isabelle Darlow, directrice Communication d’Oalia, la société qui a développé LA ForMuLE. « Grâce à cette approche structurée, l’ANFH a eu une vision très claire de là où elle voulait aller, ce qui a permis des arbitrages rapides et une collaboration fluide avec nos équipes. »

Au cours du développement de la solution, une grande attention a été portée à la prise en compte de la logique de recherche d’un responsable de formation. « La diversité des établissements appelait des réponses à des besoins très variés », précise Isabelle Darlow. « Un gestionnaire de formation a besoin d’une recherche efficace, avec des critères adaptés à ses problématiques. Nous avons donc intégré des paramètres spécifiques aux formations : l’organisation en e-learning ou en présentiel, en individuel ou en collectif, dans le cadre ou non d’un parcours de formation associé. Au final, ce projet nous a permis d’enrichir notre propre solution logicielle, en développant un module spécialisé d’achats de formation dans notre solution d’approvisionnement. »

 « LA ForMuLE allège la charge de travail de mon service »
Par Léa Grandjean, responsable adjointe du service formation continue au
entre Psychothérapique de Nancy-Laxou

« J’utilise beaucoup LA ForMuLE via laquelle j’ai acheté neuf formations depuis le début de 2022. Dans la déclinaison de notre plan de formation, avant de lancer un appel d’offres et la rédaction d’un cahier des charges avec les professionnels concernés, nous avons pris l’habitude de vérifier les marchés en cours sur cette plateforme. Cela nous évite de lancer des procédures si une offre en adéquation avec nos besoins existe déjà.

Les marchés proposés ne répondent pas toujours aux thèmes les plus spécifiques à la psychiatrie. Dans ce cas, nous nous rapprochons de notre délégation ANFH. Mais sur des axes institutionnels, comme la maîtrise et la gestion de son temps, j’ai trouvé des formations adaptées et je me suis rapprochée des prestataires pour avoir des informations complémentaires. »

« Un accès à l’offre de formation à l’échelle nationale, à des tarifs avantageux »
Par Mathilde Simon, chargée de formation continue à la DRH
des Hôpitaux du Massif des Vosges – Hôpital de Saint-Dié-des-Vosges

« J’utilise LA ForMuLE depuis 2021 et à ce jour mon service y a passé commande de huit formations. Cette plateforme nous épargne beaucoup de tâches liées au respect des principes de mise en concurrence et nous apporte une sécurité juridique.

Aujourd’hui, dès que nous souhaitons une formation sur une thématique, je la recherche systématiquement sur LA ForMuLE. Le catalogue est conséquent et nous avons accès à l’offre à l’échelle nationale, ce qui n’était pas le cas auparavant. Nous y trouvons quasiment la totalité des formations de notre plan, à des tarifs plus avantageux que si nous contractualisions directement auprès des organismes. »