La clôture intermédiaire est une étape importante pour faire le point sur vos dossiers de formation du 1er semestre 2024 afin d’optimiser l’utilisation de votre enveloppe, de planifier efficacement vos formations du 2ème semestre et ainsi, d’alléger la clôture de fin d’année.

1. DENM 2023 : dépenses engagées non mandatées 2023

• Envoyer les demandes de remboursement frais d’enseignement des dossiers concernés dès réception de la facture (relancer les organismes si nécessaire) ;
• Envoyer les demandes de remboursement frais de traitement ainsi que les titres de recette et attestations de présence ;

2. REGLEMENT DES SESSIONS DU 1er SEMESTRE 2024

• Créer les dossiers de prises en charge qui ont débuté sur le 1er semestre et les engager
• Engager les formations réalisées
• Envoyer toutes les demandes de remboursement (enseignement, déplacement dont le solde des avances est en cours, traitement) des formations réalisées ;
• Concernant les frais de traitement des études promotionnelles, émettre les DE accompagnées des titres de recette et attestations de présence ;
• Annuler les formations non réalisées qui ne seraient pas reportées sur le 2nd semestre ;

3. OUTILS DE PILOTAGE

• Le suivi financier de votre plan de formation (tous postes) pour les formations dont la situation est en cours (EC) ;
• Le suivi des DENM 2023 dont la situation est encore en cours (ED)
• Le suivi de l’utilisation des recettes

4. LES ACTIONS A MENER

a) Suivre les sessions du 1er semestre

• Récupérer les attestations de présence et/ou liste d’émargement auprès des organismes /formateurs internes
• Enregistrer dans GE, les suivis des candidatures sur les sessions du 1er semestre

b) Intervenir sur les dossiers non engagés

• Engager les formations réalisées en cohérence avec la convention de formation
• Ou modifier les dates des formations reportées
• Ou annuler les dossiers non reportés sur le second semestre

c) Solder les sessions du 1er semestre

• Modifier les dates des formations reportées
• Relancer les agents et les organismes de formation pour la transmission des factures
• Solder les avances en cours. Si les agents n’ont pas pu partir en formation, un chèque de remboursement du montant de l’avance, libellé au nom de l’ANFH doit nous parvenir rapidement
• Solder les lignes d’engagements lorsqu’il n’y a plus de DE en cours ni de frais à nous transmettre
• Etablir les DE (enseignement, déplacement, traitement)

d) Piloter et optimiser le plan

• Créer les dossiers du 2nd semestre pour avoir une vision annuelle de la consommation de votre budget
• Identifier le volume financier des engagements annuels, des dossiers non engagés et en attente de décision ANFH
• Vérifier le solde non reportable : différence entre le nouveau solde et les ARF N++
• Optimiser ce solde sur le 2nd semestre : mettre en place d’autres formations, constituer un plan complémentaire, engager des groupes pluriannuels, valoriser les frais non engagés (pédagogie des formations internes ..)

Pour vous aider à identifier les états dans GE :

MENU / EDITION / SUIVI DES SESSIONS SANS SUIVI OU SANS CANDIDATURE : faire une extraction en Excel brut et trier par date

MENU / EDITION / SUIVI FINANCIER : Choisir la date de fin 30/06/2024 / cocher « sans engagement » / valider
MENU /EDITION / SUIVI FINANCIER : Situation choisir en EC pour « en cours » / date d’arrêté au 30/06/2024

MENU / BUDGET / EDITION : suivi de l’utilisation des recettes (PLAN ou DPCM)

Votre conseiller en gestion de fonds reste à votre écoute et prendra contact avec vous en septembre/octobre pour un nouveau point financier.