Depuis la parution du guide d’imputabilité en 2010, le droit commun de la formation a profondément évolué. Le droit de la Formation Professionnelle tout au long dans la vie (FPTLV) dans la Fonction publique hospitalière reste cependant régi par le décret du 21 août 2008.

Pour autant, il est à noter que les pratiques de formation ont profondément évolué en faisant émerger de nouveaux dispositifs pédagogiques digitaux et multimodaux ainsi que la reconnaissance légale de la notion de parcours de formation. La loi n°2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale a notamment supprimé la notion d’imputabilité des dépenses de formation dans le cadre du plan de formation pour les entreprises de droit privé, si bien que le terme d’imputabilité n’est plus utilisé à ce jour et a été remplacé par la notion «d’éligibilité».

La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, dernière loi réformant le droit commun de la formation professionnelle, accentue encore davantage la logique de parcours et définit l’action de formation comme un processus pédagogique.

Par ailleurs, l’instauration d’un dispositif de formation réglementé pour les professionnels de santé au travers du développement professionnel continu (DPC) effectif depuis le 1er janvier 2013 supposait d’être intégré dans le présent guide. Compte tenu de ces évolutions majeures, l’ANFH a actualisé son guide et édicté des règles en matière d’éligibilité.

L’ANFH a souhaité mettre à disposition des établissements publics hospitaliers sanitaires sociaux et médico-sociaux et de ses collaborateurs un guide pratique sur l’éligibilité des actions de formation dans le secteur de la Fonction publique hospitalière. Celui-ci s’inscrit dans la continuité du précédent guide établi en 2010: «Guide de l’imputabilité des dépenses liées aux actions de formation».

Le stage d’observation n’entre pas en tant que tel dans la typologie FPTLV. Par conséquent pour qu’il soit considéré comme éligible il faut :

  • Soit qu’il puisse être rattaché à une action de formation (dans une logique de parcours), qui elle-même respecte les conditions d’éligibilité (Typologie FPTLV, OF référençable par l’ANFH, conditions de forme respectées, public ciblé).
  • Soit que ce soit établi un document pédagogique précisant des objectifs et un tuteur lors de ce stage. Il faudra également que l’établissement d’accueil, sauf s’il s’agit d’un établissement du même GHT, soit un organisme de formation considéré comme référençable.

Le Tutorat : Il peut être pris en charge s’il se rattache à un parcours de formation plus large, à condition qu’il soit formalisé dès le programme et la convention de formation. Cependant, le tutorat n’étant pas une action de formation en tant que telle, une prise en charge, isolément, n’est pas possible.

La supervision des pratiques professionnelles : L’ancien guide imputabilité indiquait que ce type d’action n’était pas éligible du fait de son apport marginal et non formalisé par un programme précis.  Cette question n’est pas explicitement traitée dans le nouveau guide.

Cependant, ce type d’action peut être pris en charge dans le cadre du DPC, pour les personnels éligibles, qui prévoit le financement d’actions d’analyse des pratiques professionnelles (APP), sous réserve que les méthodes HAS soient employées.

Ce type d’action n’est en revanche pas éligible hors du DPC (hors professionnels de santé), en l’absence de base réglementaire en permettant le financement.

Lorsque de la réglementation régissant une formation impose une visite médicale préalable à l’inscription, celle-ci peut être considérée comme éligible dans une logique de parcours. Exemples : Dans le cadre de la formation d’infirmier (certificat médical auprès d’un médecin agréé requis, article 54 de l’arrêté du 21 avril 2007 relatif aux conditions de fonctionnement des instituts de formation paramédicaux) ou pour la formation d’ambulancier (arrêté du 26 janvier 2006 relatif aux conditions de formation de l’auxiliaire ambulancier et au diplôme d’ambulancier). La demande de prise en charge doit être adossée à la demande de remboursement des frais d’inscription.

Le doctorat peut être considéré comme une action de formation même s’il a la spécificité de mêler des temps de formation, des temps de recherche voire des temps d’enseignement. Ainsi, les frais d’inscription peuvent faire l’objet d’une prise en charge sur le plan. Cependant il n’est pas possible d’étendre la prise en charge au-delà, étant donné que le doctorat ne peut faire l’objet d’attestation d’assiduité, notamment sur les temps de recherches.

Prise en charge d’une soutenance de mémoire/de thèse : Si la soutenance est bien rattachée à une action de formation financée, alors il est possible de la prendre en charge. Il est conseillé qu’elle soit bien mentionnée dans le document pédagogique de la formation et couverte par les dates mentionnées dans la convention de formation.

Prise en charge des frais de dossier : De manière générale, les frais de dossiers ne peuvent faire l’objet d’une prise en charge. Seule la prise en charge des frais de recevabilité des dossiers VAE (livret 1) est mentionnée explicitement dans la réglementation. Aucun autre frais de dossiers ne sont prévus.

La formation organisée entre établissements en direction commune : L’organisation en direction commune ne lui confère pas la personnalité morale, il s’agit d’un simple accord par voie conventionnelle auquel il peut être mis un terme à tout moment. 

Or l’ANFH n’a pas de visibilité sur les établissements en direction commune (pas de fichier officiel émanant de l’ARS). Il ne nous apparaît donc pas possible de considérer que les formations que les établissements en direction commune organisent entre eux relèvent de la formation interne.

Par conséquent les établissements devront avoir un NDA et être datadockés pour pouvoir faire de la formation entre eux et la facturer.

Concernant la possibilité de se passer de NDA pour les GCSMS, Contrairement aux GHT, d’une part les GCSMS n’ont pas pour mission la mutualisation des formations, et d’autre part, ils disposent de la personnalité morale ce qui implique qu’ils peuvent être eux-mêmes directement employeurs du personnel mutualisé.

De ce fait :

Les formations organisées au nom de la personnalité morale du GCSMS avec du personnel mutualisé pourront être considérées comme de la formation interne.

En revanche, les formations organisées par les établissements du groupement, en leur nom et avec leurs ressources, à destination du personnel d’autres établissements du groupement ne pourront pas être considérées comme de la formation interne. La dérogation applicable aux GHT (pas d’obligation d’avoir un NDA ni d’être datadocké) ne sera pas transposable.

Facturation intra-GHT et conclusion d’une convention de formation : Le GHT n’a pas la personnalité morale, ainsi il est nécessaire de conclure une convention de formation lorsque les agents qui animent la formation et ceux qui la suivent sont issus d’établissements distincts. En toute logique, pour les agents qui travaillent dans le même établissement, il n’y aura pas de conclusion de convention de formation. Dans ce cas-là l’exigence en termes de documents se limite à un document pédagogique comme pour une formation classique, comprenant des objectifs, des moyens d’encadrement, des moyens de suivi et d’évaluation.

Concernant la facturation, elle est possible entre établissements du GHT, afin de leur permettre de valoriser les coûts de formation, de la même manière qu’en matière de formation interne un établissement peut « imputer » sur son plan les dépenses engendrées par l’action.  L’intérêt de considérer la formation intra-GHT comme de la formation interne est que cela permet de faire obstacle à l’obligation de mise en concurrence instituée par le code des marchés publics.

La rédaction actuelle du guide indique que la durée minimale de deux heures de formation en présentiel ne peut être « découpée » en plusieurs sessions. Or,  il s’avère que beaucoup de formations ayant une durée importante au global, sont en fait découpées en modules d’une heure ou une heure et demie par exemple. Par conséquent, la rédaction du guide sera revue afin de consacrer la possibilité de découper ces deux heures en plusieurs sessions tout en garantissant la qualité pédagogique de chacune d’elles. La durée minimale devra être observée sur le suivi d’une action au global par un agent.

L’attestation d’assiduité, exigée en matière de e-learning, n’a plus d’existence réglementaire et a été remplacée par un « certificat de réalisation » lors de la réforme de la formation intervenue dans le champ du Code du travail en septembre 2018 (Source : Arrêté du 21 décembre 2018 relatif aux pièces nécessaires au contrôle de service fait mentionné à l’article R. 6332-26 du code du travail).

Cependant il n’y a pas de modèle ou de contenu imposé réglementairement pour ce document.

Le ministère du travail a proposé un modèle, afin d’encourager l’harmonisation des mentions de ce document, sans qu’il ait une valeur impérative. Ce modèle semble plutôt destiné au présentiel.

Le FFOD propose également dans son guide, un modèle dont la valeur n’est également qu’indicative. Il précise que « les différents organismes de formation mettent en œuvre des parcours pédagogiques qui autorisent une variété de modèles ». Il indique également que  « le certificat de réalisation peut utilement être établi sur la base de l’ancienne attestation d’assiduité ». Il faut en comprendre que le certificat de réalisation peut reprendre les mentions utilisées jusque-là dans l’attestation d’assiduité.

En pratique, le modèle d’attestation d’assiduité proposé par l’ANFH dans le guide éligibilité recoupe toutes les mentions proposées dans le guide FFOD, à l’exception de la mention « échanges avec le formateur », qui peut éventuellement être ajoutée.

Par conséquent, l’ANFH continue d’exiger de la part des organismes proposant des FOAD un document portant les mentions énoncées dans son modèle d’attestation d’assiduité, le nom donné à ce document n’ayant toutefois pas une importance capitale. Pour une question d’harmonisation du vocabulaire utilisé, nous envisageons de modifier la dénomination de notre « attestation » lorsque la rédaction du guide éligibilité sera mise à jour.

Si des souplesses ont pu être accordées du fait des circonstances exceptionnelles de la crise sanitaire covid19, il nous apparait qu’en règle générale, le webinaire (conférence en ligne accessible en direct ou en rediffusion) en tant que tel ne peut pas être considéré comme éligible (pas de réelle assistance pédagogique, ni d’assurance de l’assiduité de la personne formée). Il est donc à différencier de la classe virtuelle. 

Cependant s’il fait partie d’un parcours de formation plus large, avec d’autres modules, eux-mêmes faisant l’objet d’un accompagnement pédagogique et technique, de modalités d’évaluation et donnant lieu à des attestations d’assiduité, alors le webinaire est éligible.

Comme indiqué dans le guide, ces dépenses ne peuvent être financées sur les fonds de la formation (Art. R. 4615-19 Code du travail version précédant la fusion des instances représentatives du personnel).

La réglementation citée dans le guide (Art. R. 4614-34) détaille les dépenses qui doivent être prises en charge par l’employeur, hors des budgets de formation (maximum 36 fois le montant horaire du SMIC par jour et par stagiaire).

Cette réponse reste d’actualité malgré la réforme en cours de ces instances :

Changement des articles de référence dans le Code du travail du fait de la fusion des instances représentatives du personnel dans le secteur privé : Ces articles ont été abrogés et remplacés par des dispositions relatives au Comité social d’entreprise (CSE), dans lequel il est précisé qu’est toujours requise une formation spécialisée sur les questions de santé, sécurité et hygiène. Or les membres du CSE bénéficient d’une formation nécessaire à l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, qui comme précédemment est prise en charge par l’employeur hors du budget de la formation professionnelle continue (Article L. 2315-18 du code du travail et R. 2315-22 du code du travail).

Dans la fonction publique, la loi de transformation du 6 août 2019 (article 4) prévoit également un passage au CSE, qui sera en vigueur au renouvellement des instances fin 2022. Un congé avec traitement d’une durée maximale de deux jours ouvrables pendant la durée de son mandat est prévu pour les membres siégeant dans les formations santé, sécurité, hygiène. Des modalités de mise en œuvre de ce congé seront fixées par un décret à venir (texte initialement prévu pour fin 2020 mais toujours en attente de parution).

Actuellement, nous indiquons dans le guide éligibilité sur la page 80 relative aux congrès, conférences colloques que ces actions spécifiques peuvent être prises en charge sous réserve qu’elles soient construites comme un parcours pédagogique et que l’on puisse identifier un public ciblé et des objectifs clairs. Nous indiquons également qu’il faut que l’organisme soit en mesure de présenter les mêmes pièces justificatives (convention, programme pédagogique, attestation de présence) que pour une action classique.

Or :

Actuellement le Code du travail (Article D. 6353-1 du Code du travail) impose la conclusion d’une convention de formation pour les actions de formation classiques, les actions VAE et bilans de compétences, mais les colloques, que nous considérons éligibles sous réserve de respect de certains critères, ne rentrent pas dans cette catégorie.
De plus, dans la pratique, généralement, les organismes ne concluent pas de convention pour ce type d’action.
Par conséquent, il convient a minima d’exiger, un programme bien détaillé, comportant des mentions permettant de contrôler l’éligibilité de l’action, comportant intitulé de la formation, objectif, contenu détaillé, modalités pédagogiques, public ciblé etc…  Sous cette réserve, le colloque pourra être pris en charge sur le plan de formation, même en l’absence de convention.