Dans le cadre du projet « Piloter un projet à l’hôpital par des méthodes de management innovantes » financé par l’ANFH, l’Hôpital Saint-Jacques de Rosheim s’est engagé dans cette démarche afin d’optimiser l’aspect communication et circulation de l’information au sein de l’établissement. Au cours de cet accompagnement, un point d’attention tout particulier a été porté sur le rôle des représentants du personnel et un jeu numérique a été créé entre la Direction et les Organisations Syndicales puis proposé aux agents de l’établissement pour découvrir (ou redécouvrir) le rôle des représentants du personnel.

Le Projet « Piloter un projet à l’hôpital par des méthodes de management innovantes » s’articule en deux parties. La première consiste à établir un diagnostic sur une thématique identifiée par la Direction de l’établissement. Accompagné par un prestataire sélectionné par l’ANFH Alsace à la suite d’un appel d’offres, l’objectif pour l’établissement est de dresser, avec l’appui d’un expert en conseil, un état des lieux sur la ou les problématiques identifiées en lien avec la thématique retenue. La seconde partie consiste, quant à elle, en un accompagnement complémentaire permettant à l’établissement d’aller plus loin, d’élaborer un plan d’actions et de construire notamment des outils opérationnels selon les besoins identifiés toujours avec l’appui du prestataire.

Ce service clé en main à destination des établissements a pu être sollicité dans le cadre d’un appel à projet lancé à la fin de l’année 2020. L’Hôpital Saint-Jacques a souhaité saisir cette opportunité et a sollicité l’appui de l’ANFH Alsace pour en bénéficier. Cet établissement se situe à Rosheim, petite ville alsacienne sur la Route des Vins et située à 25 kilomètres de Strasbourg. C’est un établissement de santé public à caractère sanitaire (SSR) et médico-social (EHPAD), habilité à accueillir les résidents relevant de l'aide sociale et où 105 agents travaillent.

Pour ce projet, c’est le cabinet Relyance, implanté à Strasbourg, qui a été missionné. Celui-ci accompagne les organisations vers l’épanouissement durable des Organisations, avec méthode, par l’amélioration continue des process, outils et relations entre les équipes. Il propose des solutions de conseil, de formation et de médiation, associées à des outils ludiques et innovants, adaptés à vos besoins pour moderniser votre structure, déployer votre marque employeur ou encore initier votre démarche RSE.

La première phase de l’accompagnement a permis de questionner le sujet du dialogue social dans l’établissement, grâce à un travail de co-construction avec les représentants du personnel, RH, salariés et direction et personnels d’encadrement.

La directrice déléguée du site, Séverine Fongond précise : « Les points forts et axes de progrès ont été mis en lumière pour donner suite au diagnostic, et des propositions d’actions formulées. Il est apparu que dans l’établissement, ce n’est pas un manque d’information qui est la cause d’incompréhensions ou de tensions, mais plutôt une multitude de moyens/supports co-existants, pouvant manquer de clarté et de fluidité. »

Un atelier de résolution de problème a été mis en place rapidement et l’équipe projet a élaboré un tableau pour mieux communiquer en interne et accéder facilement aux nouvelles informations  : ce support unique, situé en salle des soins, rassemble toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement des services. Il inclut donc les nouveautés de la semaine, les alertes et notes de services ainsi que les actualités du mois en cours et celles plus ancienne mais toujours pertinentes. Les notes sont ainsi déplacées au fur et à mesure, et une fois obsolètes, elles sont enlevées.

Pour Séverine Fongond « l’objectif poursuivi était double : clarifier la communication interne mais également clarifier les rôles des représentations du personnel pour qu’ils gagnent en efficacité. Ces deux vecteurs de communication permettent de réduire l’incertitude, de contribuer à une meilleure compréhension mutuelle, et donc de contribuer à améliorer la qualité de vie au travail ressentie ainsi que la prise en charge des usagers au final. »

C’est également pour cela qu’un jeu pédagogique sous forme de quiz autour du rôle des représentants du personnel a été créé avec l’équipe projet, constituée de la direction et des sections syndicales de l’établissement. Caroline Rosenstiehl, consultante chez Relyance nous explique : « Les questions qui ont été créés se basent sur le vécu des représentants du personnel en rapport à leur expérience au sein de l’établissement : déconstruire les à priori, et faire passer les messages souhaités visant à mieux connaître et faire connaître leurs rôles. »

Les trois agents avec le meilleur score se sont vus remettre des lots par les deux organisations syndicales CFTC et UNSA et par la direction lors d’une cérémonie qui a rassemblée une trentaine de personnes le 27 avril 2022. Les deux représentants des sections syndicales de l’établissement ont d’ailleurs annoncé le podium de ce jeu et ont présenté la correction du quiz, une manière supplémentaire d’informer l’assemblée sur le rôle des représentants du personnel, pour ceux qui n’avaient pas participé au jeu !

Caroline Rosenstiehl met en lumière un point positif : « le jeu a été très apprécié par les participants, obtenant parfois la note maximale grâce à un système de points, mais aussi d’identifier des points de progrès et des sujets ayant mérité d’être éclaircis. Encore plus important, les participants ont jugé à 100% que le jeu leur a apporté des connaissances sur le rôle des représentants du personnel. »

« Nous sommes ici dans une démarche très complète de la compréhension de la demande initiale en passant par le diagnostic et l’élaboration de solutions concrètes mais aussi ludiques pour en arriver à une après-midi de restitution des résultats ; tout y est » remarque Nicolas Burgund, chargé de projet à l’ANFH. « Le projet est abouti et l’objectif initial a été atteint ! La démarche volontaire de l’établissement, du groupe projet et la contribution du cabinet sont, bien sûr, des facteurs de réussite ! Ces projets permettent de sortir du quotidien, tout en travaillant sur une problématique de fond mais d’une manière nouvelle, innovante ou parfois tout simplement différente. »

De cette manière, l’ANFH, en lien avec son projet stratégique 2020-2023, contribue à l’attractivité des établissements de la fonction publique hospitalière par des projets en lien avec la qualité de vie au travail mais valorise également les projets en lien avec le dialogue social.

Découvrir l’établissement : https://www.hopital-rosheim.fr/

Les offres d’emploi au CH Rosheim : https://www.hopital-rosheim.fr/index.php/l-hopital/nos-personnels/offres-d-emploi

Découvrir le cabinet Relyance : https://www.relyance.fr/