L’établissement Les Magnolias, situé à Wintzenheim, a été accompagné par Relyance dans le cadre du projet « Piloter un projet à l’hôpital par des méthodes de management innovantes ». Ce projet, financé par l’ANFH, avait une double vocation : un travail sur la définition des rôles et la cohésion de l’équipe de direction, mais également une volonté de faire participer l’ensemble de l’établissement à la définition de ses valeurs et inclure les agents aux groupes de travail consécutifs à la mise en place du Projet d’établissement. 

Diagnostic et travail avec l’équipe de direction

Dans la première partie de l’accompagnement, l’équipe de direction a pu travailler sur la clarification des rôles et des responsabilités, comprendre les noeuds dans l’organisation et redéfinir une organisation afin de mieux maitriser son temps grâce notamment à un travail sur les agendas et d’autres outils. Marie Castro, directrice de l’établissement depuis janvier 2020, soit deux mois avant le début de la crise sanitaire, remarque : « Dans un établissement à taille humaine comme le nôtre, nous sommes confrontés à un glissement des tâches tout particulier du fait de nos effectifs contraints, y compris et surtout au sein de l’encadrement.  L’équipe de direction est en première ligne pour gérer les urgences, qu’elles concernent les agents, les résidents ou encore leurs familles. » 

Pour traiter des sujets de fonds et les dossiers importants qui n’étaient parfois pas traités faute de temps, l’équipe de direction a mis en place des actions concrètes : se déconnecter du téléphone et des mails pendant deux heures, banaliser ces créneaux dans son agenda, et a entamé une réflexion autour de la mise en place du télétravail quand cela est possible à raison d’une demi-journée par semaine. Ainsi, cela permet d’apporter des réponses aux sujets de fonds et de se dégager du temps pour traiter ces dossiers, sans toutefois se détacher du terrain et de ses problématiques.

Marie Castro poursuit : « Le diagnostic nous a offert une remise à plat de nos rôles, de nos responsabilités et nous a permis d’interroger notre manière de travailler. Le regard extérieur apporté par Relyance  a été essentiel dans l’analyse de certaines de nos pratiques systématisées par le rythme effréné du quotidien.  La question du sens reste à clarifier et à partager avec le personnel, pour remettre l’ensemble de l’établissement dans une dynamique constructive et tournée vers l’avenir. Bien que porté par la direction, notre but initial lors de cet accompagnement était de donner un aspect participatif à ce projet d’établissement. »

Mise en place du questionnaire : premier aspect participatif du projet d’établissement

Le déploiement de ce projet et ce diagnostic ont permis d’apporter des réponses concrètes aux problématiques de l’équipe de direction. Pour aller plus loin, la deuxième partie de l’accompagnement se concentrait sur les différentes étapes de mise en place du projet d’établissement. Le souhait de la direction était d’inclure l’ensemble du personnel dans les définitions des priorités stratégiques de ce projet.

Le groupe de travail constitué à l’issue du diagnostic a donc mis en place un questionnaire à destination des agents de l’établissement, avec l’aide du cabinet Relyance, qui a assuré l’appui méthodologique et technique et également réalisé le dépouillement et l’analyse des résultats.

Caroline Rosenstiehl, qui a accompagné l’établissement dans chacune de ces étapes nous indique : « Ce questionnaire avait de multiples ambitions : il fallait solliciter le personnel par rapport aux valeurs portées et partagées dans l’établissement, mais également les interroger sur leur intérêt à poursuivre cette réflexion dans des groupes de travail pluridisciplinaires dans le cadre du projet d’établissement » 

Le questionnaire n’était donc pas anonyme et permettait de recueillir les voeux de participation des agents aux groupes de travail. Après une campagne de communication dans la lettre d’information de l’établissement, quelques relances dans les services et la mise en place de tablettes ainsi qu’un espace dédié sur le temps de travail pour réaliser ce questionnaire, l’établissement a recueilli 51 réponses sur les 59 agents concernés, soit 86% de participation. 

« La porte d’entrée du questionnaire était les valeurs » pour Caroline Rosenstiehl. « Nous avons capitalisé sur le travail déjà effectué en 2019 sur les valeurs partagées dans l’établissement, sur les 20 qui avait été sélectionnées à l’époque, tous les participants ont pu en choisir 5 qu’ils considéraient comme les plus importantes à leurs yeux ». Celles qui sont ressorties en priorité étaient : Le bien-être du résident, le respect des résidents et des collègues, la bienveillance, la disponibilité, et la conscience professionnelle. »

Dans un second temps, quelques questions étaient posées sur les raisons de choisir de vivre ou de travailler à L’Ehpad Les Magnolias, de quoi peut-on être fier, et qu’est-ce qu’il nous reste à améliorer. Nicolas Burgund, chargé de projet à l’ANFH décrypte les résultats : « L’établissement est vu comme accueillant et bien implanté dans le territoire, les agents soulignent sa proximité, son côté familial, le côté convivial et les relations avec les familles… la cuisine est aussi mis en avant et est vu comme un vrai facteur d’attractivité ! »

Le manque de personnel et la communication entre les équipes sont vus par les agents comme des points à améliorer dans l’établissement. L’équipe de direction a déjà entamé une réflexion autour de l’attractivité et comment mieux accueillir les nouveaux agents au sein de l’établissement et d’ici la fin de l’année, un groupe de travail va mettre mis en place spécialement pour traiter le sujet de la communication au sein des équipes mais aussi autour de la vie de l’établissement. 

Premières conclusions et futur de l’établissement

Dans la dernière partie du questionnaire, les agents étaient interrogés sur leur volonté de participer à des groupes de travail sur les thématiques du projet d’établissement. Caroline Rosenstiehl indique : « Les agents se positionnent en priorité autour des problématiques qui concernent leur travail au quotidien, autour de la qualité de vie et des conditions de travail et des aspects liés aux résidents. »

Depuis la passation de ce questionnaire et le dépouillement des résultats, les groupes de travail ont commencés, le questionnaire n’étant qu’une amorce d’un travail à venir sur le projet d’établissement. Mme Castro ajoute : « Si nous nous intéressons aux agents et à leurs conditions de travail, c’est d’une part parce que la fidélisation de nos équipes est un gage de qualité : nous visons également une meilleure prise en charge de nos résidents ! Par ailleurs, fidéliser permet aussi de mettre en avant nos valeurs, notre identité, tout en améliorant par l’expérience collective nos protocoles et nos façons d’accompagner. »

Anne Sigrist, déléguée territoriale ANFH Alsace conclut : « le projet mené à Wintzenheim nous permet d’y voir plus clair : grâce au travail de l’équipe de direction et aux réponses des agents, l’ANFH peut apporter des réponses ciblés et rapides ! Dans le cas de l’Ehpad Les Magnolias, nous allons proposer des actions dans le cadre de notre offre autour de la Qualité de Vie au Travail mais aussi dans le cadre du déploiement de l’offre RSE. De plus, si l’établissement souhaite former ses agents sur un sujet innovant, notre appel à projet régional est également là pour répondre à cela ! L’équipe de direction se forme également régulièrement à l’aide de notre Plan d’Actions Régional, comme récemment sur le management en gestion de crise et post-crise ou encore sur les Actualités RH. »

Découvrir l'établissement : https://etablissements.fhf.fr/annuaire/hopital-fiche.php?id_struct=1847

Découvrir le cabinet Relyance : https://www.relyance.fr/